パーティーを成功に導く3つの目的

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7月28日に私の初出版を記念しての出版記念パーティー&感謝の会を開催しました。

約100名のゲストにご来場いただき大変賑やかで楽しい会となりました。

このパーティーを開催するにあたっての注意した点や、準備のポイントをまとめました。

どんなパーティにも共通の3つの目的

ただ出版のお披露目をするだけでなく、下記の3つがとても大事。

1、感謝を伝える

2、エンターテイメント

3、コミュニティのつながり

「感謝を伝える」

言うまでもなく、仕事でもプライベートでもいかなる功績においても、自分一人の力で成し遂げられるものはありません。

本来なら、関わってくださった方々一人一人に直接御礼をお伝えすべきところです。それは大変なのでこちらの都合でパーティーのようなカタチにさせてもらい関係者一同に集まって頂くわけです。パーティーは日頃の感謝の気持ちを表現しお伝えする最高の機会です。

では、感謝の気持ちを表現するにはどうすればいいか?

それは思いっきり楽しんでもらうこと。

「エンターテイメント」

オープニングムービーやビデオメッセージなどは、ゲストが楽しめるように面白くかつ簡潔に。

また、今回はギフト抽選会を設けて、ゲーム性を取り入れました。

ギフト抽選会は、事前に用意した様々なギフトを、会の途中で、ゲストの名刺の入ったボックスからランダムに名刺を引いて、名前が呼ばれた方は前に出てきて好きなギフトを選んでもらい、一言メッセージをいただくというもの。

また、こういうパーティーは記念写真が一辺倒になりやすいので、Photo Propsという手持ちのメッセージボードを作成し、カジュアルな楽しさを演出できるようにしました。

props

props2

会場は、バルーンアートで飾り付けをして、華やかさをプラス。

パーティ会場はどうしても色がないので、バルーンは簡単に華を添えられる飾り付けとしてとても良かったです。

baloon

また、最後にご自由にお持ち帰り頂けるようにしたら、お子様がいる方には大好評でした!お子様たちが大喜びしている様子を沢山写真で報告頂きました。

「コミュニティのつながり」

私の日頃お世話になっている大好きな知り合いの方にお集まり頂いてるので、

私と気が合うということは、ゲスト同士もやっぱり気が合う者同士。

フロアに立食のお皿を置けるテーブルを多めに配置して、一緒のテーブルになった人同士が会話しやすいように工夫しました。

私の出番が多く、思った以上に時間が全然なくて、本来なら私がお引き合わせすべきなんですが、ゲスト同士で自由に盛り上がってくださったのが本当に有りがたかったです。

今回の会がキッカケで、結婚式を来年に控えた私の友人が、今回司会をやってくださったフリーアナウンサーに結婚式の司会を依頼したそう!

こういうご縁が生まれることはとっても嬉しいこと。

この3つのポイントをしっかりおさえることがパーティーを成功に導く秘訣です。

何事も、「何の為にやるのか?」「ゲストにどんな気持ちを持ち帰って欲しいのか?」という目的をしっかり認識することが大事ですね。

下記、おまけでTODOリストを載せます。

今後出版記念パーティーや感謝の会を開催する方の参考になれば光栄です。

予算の関係もありますが、是非用意したいのは、
・プロの司会
・プロのカメラマン

事前準備

□目的を決める

□日程調整
※主賓のご挨拶をお願いしたい方のスケジュールをおさえる
※会場をおさえる

□ゲストリスト作成
※予定のゲストの人数に対して、2割増しくらいでリストアップ

□ゲストに招待状をお送りする
※今回は住所を伺って郵便で送るのは大変だったので、FBのメッセンジャーとLINEでをフル活用しました。
※FBのイベントページは一括で連絡できるのでラクですが、あえて作らず、個別にご連絡しました。
※ネットで招待状を送るけれど、少なからずそこは配慮しました。イベントページはゲスト同士が見えてしまいプライバシーが薄いのと、個別にご招待させて頂きたいという気持ちが薄れるので使用しませんでした。

□ゲストへのリマンドのご連絡
※ご参加頂けるゲストへ1週間前&前日にリマンドのご連絡を個別にお送りする
※会場への行き方への詳細を添えて

□参加者名簿作成

□おみやげの準備
※参加者人数+10個くらい

□オープニング映像作成
※今回は「料理の鉄人」のオープニングのパロディを作りました。
※iPhoneのimovieで簡単に作れます
※長くても3分以内

□ビデオメッセージ映像作成
※会場に来られないゲストから動画でお祝いメッセージをもらって編集する
※メッセージだけは飽きるんので、面白い工夫が必要
※長くても5分以内

□会場の飾り付け手配
※今回はバルーンアートを依頼。見積もりとデザイン提案を3案してくれました。

□ゲストの人数確定、会場との打ち合わせ
※立食の人数、飲み物放題の人数を決める

□Photo Propsの作成
※ネットで検索すると色々と参考になるものが出てきます

□アジェンダ進行表作成
※司会者に渡しておく
※今回は、2時間の内容で
オープニング映像→開会の言葉→主賓のご挨拶→乾杯→歓談&立食→出版の背景(ホストのスピーチ)→ギフト交換会→閉めの挨拶

□司会者と打ち合わせ
※主賓を紹介する文章や、当日必ず添えて欲しい言葉を伝える
※プロはそれ以外の部分は上手くつなげてくれるので安心

□会場でリハーサル
※パソコンの接続、音響を確認

□当日の運営スタッフマニュアル&配置表
※受付2人以上、会場までの案内人、会場の入口にも人がいた方がいい

□抽選の箱準備

□抽選会用ギフト準備
※大小様々な大きさのギフトだと面白い
※モノとAmazonのギフトカードがあってもよい
※もらって嬉しいものをちゃんと選ぶ

□当日のスクリーン用のパワポ作成
※オープニン映像、ビデオメッセージ、スピーチに使うものも全てをひとつのパワポにまとめて入れておくのがベスト
※歓談中は寂しくなるので、華やかなタイトル画面を作って表示できるように

終了後

□ゲストへの御礼の個別メッセージ
※カメラマンからすぐに写真データをもらって、ゲストが写っている写真を添える
※プレゼントやお花を送って頂いた方には受け取りましたとお伝えする

□ビデオメッセージを提供者へご報告&御礼

□主賓へ御礼

□会場スタッフさんへ御礼

□司会&カメラマンへ御礼

□プレゼントやお花の写真を撮っておく
※誰から頂いたかわかるように

それでは、会うたびに美しく!

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